Halaman
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII7979797979Mail MergeStart Mail MergeDokumen indukInsert Merge FieldSumber dataPreview ResultFieldFinish & MergeKata PentingKata PentingKata PentingKata PentingKata PentingMail Merge adalah fasilitas Microsoft Word untuk membuat suratgabungan (surat massal) yaitu surat yang dapat dicetak dalam jumlah banyakdengan format yang sama, tetapi ada beberapa bagian yang berbeda, misalnyasurat undangan. Surat undangan dikirimkan kepada banyak orang dengan isiyang sama, tetapi tujuan alamat yang berbeda.Untuk membuat surat gabungan, kamu harus bekerja dengan duadokumen yaitu dokumen induk dan sumber data. Dokumen induk berisi for-mat naskah yang sama yaitu isi undangan, sedangkan sumber data berisibeberapa data yang berbeda yaitu tujuan alamat yang akan dikirim undangan.Setelah itu sumber data digabungkan dengan dokumen induk.Bagaimana membuat dokumen induk dan sumber data tersebut? Bagaimanamenggabungkan keduanya? Perhatikan uraian pada bab berikut ini.A.A.A.A.A.Membuat Dokumen IndukMembuat Dokumen IndukMembuat Dokumen IndukMembuat Dokumen IndukMembuat Dokumen IndukUntuk membuat surat gabungan, langkah pertama adalah membuatdokumen induk. Dokumen induk dapat kamu buat langsung atau membukafile yang sudah ada.Bab VBab VBab VBab VBab VMembuat Surat GabunganMembuat Surat GabunganMembuat Surat GabunganMembuat Surat GabunganMembuat Surat Gabungan(Mail Merge)(Mail Merge)(Mail Merge)(Mail Merge)(Mail Merge)
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII75757575752.Setelah semua proses selesai, letakkan kursor pada lokasi yang akan diisidengan indeks.3.Klik ikon , akan ditampilkan kotak dialog Index seperti Gambar4.31.4.Untuk mengatur tampilan indeks,caranya adalah sebagai berikut.a.Aktifkan kotak cek Rightalign page number jika inginnomor halaman indeksditampilkan rata kanan.b.Pada kotak daftar Tab Leader,klik pilihan bentuk garispenghubung teks dengannomor halaman indeks.c.Pada kotak Formats, klikpilihan format yang telahdisediakan. Untuk membuatformat sendiri, klik Modify.d.Pada bagian Type, pilih salah satu bentuk penulisan indeks.e.Pada kotak Columns, ketik banyaknya kolom yang diinginkan.f.Klik OK untuk mengakhiri proses, maka hasil indeks yang dibuatakan ditampilkan. Perhatikan contoh indeks pada Gambar 4.32.Kerjakan latihan ini secara berkelompok.1.Carilah makalah dengan topik bebas di internet. Copy ke MicrosoftWord.2.Buatlah daftar isi dari makalah tersebut.3.Buatlah daftar indeks untuk kata-kata yang menurutmu penting.4.Simpan dokumen dan beri nama: Daftar Isi dan Indeks.5.Print Daftar Isi dan Indeks tersebut lalu laporkan pada gurumu.Latihan 4.3Latihan 4.3Latihan 4.3Latihan 4.3Latihan 4.3Gambar 4.31Gambar 4.31Gambar 4.31Gambar 4.31Gambar 4.31 Kotak dialog IndexGambar 4.32Gambar 4.32Gambar 4.32Gambar 4.32Gambar 4.32 Contoh tampilan indeksSumber: Program MS Word 2007AAlign Left, 5,6Align Right, 5CCentered, 5,6FFile, 1,2,4JJustified, 5LLandscape, 4NNew, 1,2OOpen, 2,3AAlign Left, 5,6Align Right, 5
8080808080Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIIIUntuk membuat dokumen induk, perhatikan langkah-langkahnya sebagaiberikut.1.Ketik dokumen yang akan dibuat sebagai dokumen induk. Perhatikancontoh surat berikut ini.SURAT UNDANGANKepadaYth, orangtua . . . . . . . .Dengan hormat,Dengan akan berakhirnya tahun ajaran 2008/2009, kamimengundang orangtua siswa untuk hadir pada acara pertemuanorangtua yang akan diadakan pada:Hari:SabtuTanggal :4 Juli 2009Jam:10.00 WIB - selesaiTempat :Aula SMP BandungDemikian surat undangan ini, kami harap bapak/ibu dapat hadirtepat pada waktunya.Sekian dan terima kasih atas perhatiannya.Hormat kamiKepala Sekolah SMP Bandung2.Setelah selesai diketik, klik tab Mailings, klik Start Mail Merge, akan tampilkotak dialog seperti Gambar 5.1.LettersLettersLettersLettersLetters: untuk membuatdokumen inti yang berben-tuk suratEnvelopesEnvelopesEnvelopesEnvelopesEnvelopes: untukmembuat amplopDirectoryDirectoryDirectoryDirectoryDirectory: untukmembuat direktoriE-mail messagesE-mail messagesE-mail messagesE-mail messagesE-mail messages: untukmembuat surat yang akandikirimkan ke beberapaalamat e-mailLabelsLabelsLabelsLabelsLabels: untuk membuatlabel suratGambar 5.1Gambar 5.1Gambar 5.1Gambar 5.1Gambar 5.1 Kotak plilhan jenis mail mergeSumber: Program MS Word 2007Step by Step MailStep by Step MailStep by Step MailStep by Step MailStep by Step MailMerge WizardMerge WizardMerge WizardMerge WizardMerge Wizard: untukmemunculkan Task PaneMail MergeNormal Word Docu-Normal Word Docu-Normal Word Docu-Normal Word Docu-Normal Word Docu-mentmentmentmentment: untuk mengembali-kan dokumen mail mergeke bentuk normal
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII81818181813.Pilih jenis Mail Marge, misalnya untuk membuat surat, pilih Letters.4.Klik Select Recipients untuk membuka atau membuat sumber data, akanditampilkan kotak dialog seperti Gambar 5.2.5.Untuk membuat sumber data yang baru, klik Type New List, maka akantampil kotak dialog New Address List seperti Gambar 5.3.6.Tekan Customize Columns untuk mengganti nama field sesuai keperluan,akan tampil kotak dialog Customize Address List seperti Gambar 5.4.7.a.Jika ingin menghapus field,pilih nama field, lalu tekantombol Delete. Klik Ye s padakonfirmasi yang muncul.b.Jika ingin menambahkan fieldbaru, klik tombol Add laluketik nama field pada kotakdialog Add Field dan klik OK.c.Jika ingin mengganti namafield, klik tombol Rename laluketik nama field pengganti padakotak dialog Rename Field danklik OK.Gambar 5.2Gambar 5.2Gambar 5.2Gambar 5.2Gambar 5.2 Kotak pilihan sumber dataType New ListType New ListType New ListType New ListType New List: untukmembuat sumber databaruSelect from OutlookSelect from OutlookSelect from OutlookSelect from OutlookSelect from OutlookContactsContactsContactsContactsContacts:untukmembuka file sumber datadari program OutlookUse Existing ListUse Existing ListUse Existing ListUse Existing ListUse Existing List: untukmembuka file sumber datayang sudah pernah kamubuatSumber: Program MS Word 2007Gambar 5.3Gambar 5.3Gambar 5.3Gambar 5.3Gambar 5.3 Kotak dialog New Address ListSumber: Program MS Word 2007Gambar 5.4Gambar 5.4Gambar 5.4Gambar 5.4Gambar 5.4 Kotak dialog CustomizeAddress ListSumber: Program MS Word 2007
8282828282Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII8.Sebagai contoh, hapuslah semua nama field yang disediakan dan gantidengan field Nama, Alamat, Kota. Caranya yaitu: Pilih nama field, laluklik Rename maka akan tampil kotak dialog Rename Field seperti Gambar5.5. Pada kotak isian To, ketik field pengganti, misalnya Nama.9.Lalu pilih lagi field lainnya dan ganti dengan Alamat dan Kota. Setelahberes, hapus sisa field dengan perintah Delete, sehingga pada CustomizeAddress List tertulis hanya data yang diperlukan. Perhatikan Gambar 5.6.Gambar 5.5Gambar 5.5Gambar 5.5Gambar 5.5Gambar 5.5 Kotak dialog Rename FieldSumber: Program MS Word 200710. Setelah selesai menentukan nama field, tekan tombol OK, akan ditampilkankotak dialog New Address List seperti Gambar 5.7.Sumber: Program MS Word 2007Gambar 5.6Gambar 5.6Gambar 5.6Gambar 5.6Gambar 5.6 Kotak dialog Customize Address List yang berisi dataNama, Alamat, dan KotaGambar 5.7Gambar 5.7Gambar 5.7Gambar 5.7Gambar 5.7New Address List yang berisi data Nama, Alamat, dan KotaSumber: Program MS Word 2007
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII838383838311. Ketik isi data untuk orang pertama pada New Address List, akan terlihatseperti Gambar 5.8. Klik New Entry untuk menambah data, ketik dataorang kedua. Klik New Entry lagi, kemudian isikan data berikutnya.Selanjutnya, setiap kali akan mengetikkan data baru, klik New Entry.12. Apabila telah selesai mengisi data, klik OK, akan tampil kotak dialog SaveAddress List. Simpan file data baru dengan nama Surat Undangan sepertiGambar 5.9, klik Save. Selanjutnya akan kembali ke dokumen induk.B.B.B.B.B.Menggabungkan Sumber Data dengan DokumenMenggabungkan Sumber Data dengan DokumenMenggabungkan Sumber Data dengan DokumenMenggabungkan Sumber Data dengan DokumenMenggabungkan Sumber Data dengan DokumenIndukIndukIndukIndukIndukSetelah kamu beres membuat dokumen induk dan tabel sumber data,selanjutnya kamu harus menggabungkan sumber data dengan dokumen induk.Ikuti langkah-langkahnya sebagai berikut.1.Letakkan kursor pada posisi tempat fieldakan disisipkan pada dokumen induk.2.Klik tab Mailings, klik tanda panah padaInsert Merge Field, maka akanditampilkan data field merge sepertiGambar 5.10.Gambar 5.8Gambar 5.8Gambar 5.8Gambar 5.8Gambar 5.8 Kotak dialog New Address List yang telah berisi dataSumber: Program MS Word 2007Gambar 5.9Gambar 5.9Gambar 5.9Gambar 5.9Gambar 5.9 Kotak dialog Save Address ListSumber: Program MS Word2007Gambar 5.10Gambar 5.10Gambar 5.10Gambar 5.10Gambar 5.10 Data field merge
8484848484Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIIIGambar 5.11Gambar 5.11Gambar 5.11Gambar 5.11Gambar 5.11 Dokumen induk dengan tampilan nama field3.Pilih nama field yang akan kamu sisipkan, misalnya Nama.4.Pindah kursor ke posisi lain dan ulangi perintah menyisipkan nama-namafield yang lain.5.Nama-nama field yang disisipkan ke dalam dokumen induk akanditampilkan dalam dua tanda kurung seperti Gambar 5.11.6.Untuk melihat hasil penggabungan antara dokumen induk dengan sumberdatanya, klik tombol Preview Result, hasilnya seperti Gambar 5.12.Gambar 5.12Gambar 5.12Gambar 5.12Gambar 5.12Gambar 5.12 Dokumen induk dengan tampilan data field
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII85858585857.Untuk melihat seluruh sumber data yang terdapat pada dokumen induk,klik tombol Next seperti Gambar 5.13.8.Untuk menggabungkan mail merge dengan dokumen baru, klik tombolFinish & Merge, lalu klik Edit Individual Documents. Akan muncul kotakdialog Merge to New Document seperti Gambar 5.14.9.Klik All untuk menggabungkan semua record, lalu klik OK. Hasilnyaseperti Gambar 5.15.Sumber: Program MS Word 2007Sumber: Program MS Word 2007Gambar 5.14Gambar 5.14Gambar 5.14Gambar 5.14Gambar 5.14 Kotak dialog Merge to New DocumentMerge to New DocumentMerge to New DocumentMerge to New DocumentMerge to New DocumentSemua record digabungHanya record yangaktif yang digabungMemilih dari recordke berapa sampairecord ke berapaGambar 5.13Gambar 5.13Gambar 5.13Gambar 5.13Gambar 5.13 Kotak dialog Previous RecordGambar 5.15Gambar 5.15Gambar 5.15Gambar 5.15Gambar 5.15 Hasil penggabungan semua recordSumber: Program MS Word 2007
8686868686Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIIILatihan 5.1Latihan 5.1Latihan 5.1Latihan 5.1Latihan 5.1RangkumanRangkumanRangkumanRangkumanRangkuman10. Untuk mencetak surat gabungan, klik tombol Finish & Merge, akan keluarkotak pilihan Finish & Merge seperti Gambar 5.16.11. Klik Print Documents, akan tampil kotak dialog Merge to Printer sepertiGambar 5.17. Klik All untuk mencetak semua surat, lalu klik OK.Buatlah surat gabungan untuk mengundang teman-temanmu pada acaraulang tahunmu. Cetak surat undanganmu dan bagikan pada teman-temanmu.1.Mail Merge merupakan fasilitas dari Microsoft Word untuk membuat suratgabungan.2.Untuk membuat surat gabungan, kamu harus membuat dua dokumenyaitu dokumen induk dan sumber data.3.Dokumen induk berisi format naskah yang sama yaitu isi undangan,sedangkan sumber data berisi beberapa data yang berbeda yaitu tujuanalamat yang akan dikirim undangan.4.Dokumen induk dapat kamu buat langsung atau dengan membuka fileyang sudah ada.5.Untuk menggabungkan dokumen induk dengan semua record yang adadalam sumber data dan hasilnya akan diletakkan pada dokumen baru,klik tombol Finish & Merge, lalu klik Edit Individual Documents.6.Untuk mencetak surat gabungan, klik tombol Finish & Merge , lalu klikPrint Documents.Gambar 5.17Gambar 5.17Gambar 5.17Gambar 5.17Gambar 5.17 Kotak dialog Mergeto PrinterSumber: Program MS Word 2003Gambar 5.16Gambar 5.16Gambar 5.16Gambar 5.16Gambar 5.16 Kotak pilihan Finish& Merge
Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII8787878787Uji Uji Uji Uji Uji KompetensiKompetensiKompetensiKompetensiKompetensiA.A.A.A.A.Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !1.Untuk membuat surat yang dapat dicetak dalam jumlah banyak denganformat yang sama tetapi ada beberapa bagian yang berbeda, dapatmenggunakan fasilitas . . . .A.ClipArtC.Mail MergeB.WordArtD.Header-Footer2.Perintah untuk menentukan Mail Merge adalah . . . .A .klik tab Mailings, klik Preview ResultsB .klik tab Mailings, klik Finish & MergeC.klik tab Mailings, klik Start Mail MergeD .klik tab Mailings, klik Insert Merge Field3.Pada Select resipients, jika sumber data yang diinginkan adalah denganmembuat sendiri, maka pilih perintah . . . .A.Use Existing ListB.Select from Outlook ContactsC.Type New ListD.Use the Current Document4.Jika ingin menambah data pada kotak dialog Customize Address List, makapilih perintah . . . .A.DeleteC. RenameB.AddD. Move Up5.Jika ingin mengganti nama field pada kotak dialog Customize AddressList, klik tombol . . . .A.Move UpC.RenameB .AddD. Delete6.Untuk menambah record pada kotak dialog New Address List, klik perintah. . . .A.Find EntryC. New EntryB.Delete EntryD. Customize7.Untuk menyisipkan field pada dokumen induk, gunakan perintah . . . .A.Insert Greeting LineC. Insert Mail MergeB.Insert Address BlockD. Insert Merge Fields8.Perintah untuk melihat hasil penggabungan antara dokumen indukdengan sumber datanya adalah . . . .A.Preview ResultsC.Start Mail MergeB.Finish & mergeD.Insert Merge Field
8888888888Teknologi Informasi dan Komunikasi 2 SMP dan MTs Kelas VIII9.Untuk menggabungkan dokumen induk dengan semua record yang adadalam sumber data dan hasilnya akan diletakkan pada dokumen baru,caranya adalah klik Finish & Merge, lalu klik . . . .A.Print DocumentsC.Edit Individual DocumentsB.Send E.mail MessagesD. Find Recipiens10. Untuk mencetak mail merge, klik perintah . . . .A.Merge to New DocumentC. Merge to E-MailB.Merge to PrinterD. Merge to FaxB.B.B.B.B.Selesaikan soal-soal berikut dengan benar dan singkat!Selesaikan soal-soal berikut dengan benar dan singkat!Selesaikan soal-soal berikut dengan benar dan singkat!Selesaikan soal-soal berikut dengan benar dan singkat!Selesaikan soal-soal berikut dengan benar dan singkat!1.Sebutkan dokumen yang diperlukan untuk membuat mail merge!2.Tuliskan langkah-langkah untuk membuat dokumen induk secara ringkas.3.Bagaimana cara menyisipkan field pada dokumen induk?4.Bagaimana cara menggabungkan sumber data dengan dokumen induk?Tuliskan secara ringkas.5.Bagaimana cara mencetak mail merge? Jelaskan.C.C.C.C.C.TugasTugasTugasTugasTugasLakukanlah tugas ini secara berkelompok.PT Bumi Surya Sejahtera ingin membuat surat panggilan wawancara pekerjaansebagai Manager Marketing untuk beberapa pelamar sebagai berikut.NamaAlamatKotaKode POSWaktuReni AnggraeniJl. Bojongsoang 25Bandung4022310.00Gina SuciptaJl. Otista 36Bandung4025211.00Rifky NugrahaJl.Kurdi 44Bandung4024312.00MarinaJl.Pelajar Pejuang 235Bandung4026413.00Wawancara dilakukan pada hari Kamis, tanggal 13 Agustus 2009, bertempat diPT Bumi Surya Sejahtera Jl. Suradiradja 4 Ujung Berung.1.Buatlah dokumen induk.2.Sisipkan sumber data.3.Gabungkan sumber data dengan dokumen induk.4.Simpan file dengan nama Wawancara.5.Cetak surat panggilan wawancara tersebut dan kumpulkan pada gurumu.